Belgenin bağlamını belirleyin
Belgenin hangi müşteri, sözleşme, çalışan veya işlemle ilişkili olduğunu yazın. Arama yaparken ihtiyaç duyacağınız alanları sınıflandırmanın temeli olarak kullanın.
Sürüm ile onayı ayırın
Bir belgenin son yüklenen sürümü her zaman onaylı sürümü değildir. Revizyon, inceleme ve onay durumlarını farklı bilgiler olarak ele alın.
Erişimi role göre düşünün
Arşivin tamamını herkese açmak yerine belge grupları ve iş sorumlulukları üzerinden yetki matrisi hazırlayın. Ayrılan veya rolü değişen kullanıcıların erişimini de sürece dahil edin.
Küçük bir arşivle pilot yapın
Önce tek bir belge türünü aktarın. Arama, erişim ve ilişkilendirme sonuçlarını kontrol ettikten sonra diğer gruplara geçin.
Görüşmeye hazırlık
Mevcut sistemlerinizi, öncelikli üç sorununuzu ve örnek bir işlem akışınızı not edin. Hassas müşteri veya çalışan verisi paylaşmadan senaryonuzu anlatmanız yeterli.
Senaryonuzu birlikte değerlendirelim →